メールのやり取りを減らすことを意識することで、メールの受け手に立った書き方ができるのではないか？と考えています。
メールの回数が多くなる要因としては
１：メールの内容が難解で、確認が必要な場合
～～は、どうゆう意味ですか？
～～は、こうゆう理解でいいですか？と確認
２：話の基準点がない
まず、1のメールの内容が難解で、確認が必要な場合
自分のメールの書き方を反省する必要があります。
・表現
・語彙
・書く順番
つぎに、２の話の基準点がない例として
ある商品の見積もりをもらった際
「お支払方法をご指示をお願いします」
というメールを受け取ったとします。
この場合
・クレジットカード決済は可能？
・代引き？
・指定した銀行振り込みは可能？？
ある意味、こちらが支払方法を指示したくても、相手側がどこまでできるか？全く不明で、
探り探りの話になるため、メールのやり取りが増えてしまうことになります。
相手を尊重しすぎるあまり、話の基準点を相手に求めてしまうこともありますが、
相手も曖昧な状況であれば、基準点がなかなか決まらない状況に陥ってしまいます。
そのため、
私は、～～～が希望、～～～は一般的に行っている が、どうでしょうか？
といったような形で、基準点をこちらから作ってしまうという手もあります。
2014年06月06日